Règlement intérieur de l'ASPA
Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l’Association culturelle de Sauvegarde et de mise en valeur du Patrimoine Arzonnais (ASPA) dont l'objet est de diffuser entre tous ses membres les connaissances concernant le patrimoine arzonnais (article 2 des statuts de l’association).
Il est à la disposition de l'ensemble des membres de l’association ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est disponible ainsi que les statuts sur le site internet de l’association.
Titre I : Membres
Article 1er - Composition
L'association Aspa est composée des membres suivants : membres d'honneur, membres bienfaiteurs, membres adhérents (article 7 des statuts).
Article 2 - Cotisation
Les membres d'honneur ou bienfaiteurs ne paient pas de cotisation (sauf s'ils en décident autrement de leur propre volonté).
Les membres adhérents doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle.
Le montant de celle-ci est fixé et modifié par l'Assemblée Générale sur proposition du Conseil d’Administration.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre en cours d’année.
Article 3 - Admission de membres nouveaux
L'association Aspa peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d'admission suivante : demande d’inscription et versement de la cotisation.
Tout adhérent accepte intégralement et sans réserve les statuts de l’association ainsi que le présent règlement intérieur. Il accepte également les décisions du Conseil d’Administration sous réserve qu’elles soient en conformité avec les statuts et avec le présent règlement intérieur.
Article 4 - Exclusion
Selon la procédure définie à l'article 8 des statuts de l'association Aspa, seuls les cas de non-paiement de cotisation ou un motif grave (après délibération du Conseil d’Administration) peuvent déclencher une procédure d'exclusion dans le respect de l’article 8 des statuts.
Le non-respect des statuts ou du présent règlement est une cause de radiation prononcée par le C.A.
Article 5 – Démission, décès, disparition
En cas de non-paiement de cotisation ou de décès, la qualité de membre s'efface.
Le membre démissionnaire, ou son représentant, (démission, décès, exclusion…) ne peut prétendre à une restitution de cotisation.
Titre II : Fonctionnement de l'association
Article 6 - Le Conseil d’Administration
Conformément à l'article 11 des statuts de l'association Aspa, le Conseil d’Administration a pour objet l’animation, la gestion et l’organisation des activités de l’Aspa. Il est l’organisme décisionnel, prépondérant sur le bureau.
Il est composé au maximum de 12 membres élus par l’Assemblée Générale et est renouvelé par tiers tous les ans. En cas de besoin (nombre insuffisant de renouvelables) les administrateurs “sortant” seront désignés par tirage au sort. Un membre sortant peut être rééligible s’il le désire.
Le Conseil d’Administration se réunit :
- au moins une fois par semestre ;
- ou à l’initiative du bureau ;
- ou à la demande de 3 de ses membres (article 12 des statuts).
Le fonctionnement de l’association est organisé en commissions (activités ou opérations ponctuelles). Les responsables de ces commissions sont :
- soit des membres du C.A. ;
- soit des adhérents reconnus pour leurs compétences dans un domaine (patrimoine particulier, préparation d'exposition, communication, organisation des sorties, etc.), ces membres ne disposent pas de droit de vote au C.A. car non élus par l’Assemblée, ils peuvent néanmoins être invités aux réunions de C.A. ou de bureau en cas de besoin. Leurs responsabilités peuvent leur être retirées sans préavis.
Chaque réunion du Conseil d’Administration fait l’objet d’un compte rendu fourni à chacun des membres du C.A. et disponible à l’ensemble des adhérents sur le site internet de l’association.
Le C.A. a le pouvoir de modifier le règlement intérieur.
Article 7 - Le bureau
Conformément à l'article 11 des statuts de l'association Aspa, le bureau peut être composé au maximum de 7 membres à savoir :
- un Président et 2 Vice-présidents ;
- un Secrétaire et un Secrétaire adjoint ;
- un Trésorier et un Trésorier adjoint.
Il est élu parmi les membres du Conseil d’Administration, après chaque Assemblée Générale, c’est-à-dire pour un an. Chaque membre est rééligible.
Il se réunit à l’initiative d’un de ses membres.
Il gère les affaires courantes et rend compte au Conseil d’Administration.
Article 8 - Assemblée Générale Ordinaire
Conformément à l'article 13 des statuts de l'association Aspa, l'Assemblée Générale Ordinaire se réunit une fois par an, au cours du 4e trimestre, sur convocation du Conseil d’Administration.
L'Assemblée Générale ordinaire concerne tous les membres de l'association.
Quinze jours au moins avant la date de la réunion, les membres sont informés de la tenue de l’Assemblée Générale.
Le Président assisté des membres du C.A. préside l'Assemblée et expose la situation de l'association. Il peut à cet effet s'attacher le concours de certains membres ayant des compétences dans des domaines spécifiques.
Le Trésorier rend compte de sa gestion et soumet son bilan à l'approbation de l'Assemblée.
Ne sont normalement traitées lors de l'Assemblée Générale que les questions prévues à l'ordre du jour. Toutefois la réunion étant un moment fort de la vie de l'association, il est réservé un temps pour recevoir les questions et les suggestions s'y rapportant. Il appartient alors à un membre du bureau d'apporter les réponses immédiates ou d'en réserver l'étude.
Après épuisement de l'ordre du jour, il est procédé au remplacement des membres du Conseil d'Administration (voir article 6), à bulletins secrets si un participant à l’Assemblée Générale en fait la demande.
Les délibérations sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés (procurations). Les présents ayant des procurations nominatives (3 procurations maximum par membre présent) votent autant de fois qu’ils ont de procurations. Les procurations non nominatives sont réparties au prorata des votes exprimés.
Seuls les membres à jour de leur cotisation de l’année en cours sont autorisés à participer aux votes.
L’Assemblée Générale est habilitée à statuer sur les modifications de statuts et sur le règlement intérieur...
Article 9 - Assemblée Générale Extraordinaire
Conformément à l'article 14 des statuts de l'association Aspa, une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée selon les modalités de l’article 8.
Elle peut, entre autre, décider de la dissolution de l’association Aspa et des modalités de cette dissolution conformément aux articles 18 et 19 des statuts de l’association.
Article 10 - Fichier mail des membres
L’utilisation du fichier des adresses mail des membres est exclusivement réservée pour transmettre des informations relevant directement du strict fonctionnement de l’association, émises par le bureau ou de manière exceptionnelle par un membre dans le cadre d’une action dont il a la charge.
L’utilisation de ce fichier pour des messages d’ordre personnel ou pour tout autre motif différent de ceux exposés ci-dessus, pourra être sanctionnée par la radiation du membre responsable de cet acte sur décision du C.A.
Article 11 - Dons à l’association ou autorisation d’usage
Un contrat type peut être établi entre le responsable de l’association et un donateur en décrivant l’objet du contrat et son étendue. La mention de crédit obligatoire sera précisée dans ce contrat
Article 12 - Contrat de partenariat
Tout contrat engageant l’association doit être soumis au bureau et signé par le Président ou son représentant.
Article 13 - ComptabilitéLes recettes et les dépenses sont enregistrées par le trésorier en continu.
Une application de suivi de la comptabilité en double est utilisée pour cela, offrant en plus du journal, une comptabilité analytique.
La gestion des adhérents (cotisations, dons, adresses, mél) est réalisée à l'aide d'un tableur, ainsi que le mailing de la Mémoire Arzonnaise et la gestion des attestations fiscales de dons avec mailing des attestations.
Ces fichiers sont régulièrement sauvegardés par le trésorier, qui les envoie aussi par souci de sécurité au secrétaire et au président.
Article 14 - Dépense pour le compte de l'association
Toute dépense engagée par un membre de l'association pour le compte de l'association doit au préalable avoir reçu l'accord du trésorier pour les dépenses inférieures à 50 € et du bureau pour celles comprises entre 50 € et à 150 €. Pour les sommes supérieures l’accord du Conseil d’Administration est requis.
Un budget prévisionnel pour les manifestations importantes (expositions, soirées, etc.) est décidé en Conseil d’Administration. Si nécessité, ce budget peut être remis en cause devant le Conseil d’Administration qui statuera.
Article 15 - Remboursement des frais
Si un membre règle directement des dépenses qui ont été approuvées, il peut en obtenir le remboursement en remettant au trésorier la facture correspondante dûment acquittée par lui, spécifiant l'objet de la dépense (pour imputation) ainsi que la personne à qui le remboursement par chèque doit être établi.
Dans le cas de frais de déplacement en voiture, le kilométrage doit être indiqué, et le montant du remboursement sera calculé selon les règles fiscales de l'année en cours.
Les demandes de remboursement doivent être remises au trésorier dans les meilleurs délais possibles.
Adopté à l'unanimité par l'Assemblée Générale du 25 novembre 2017
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